唐突に届いた同窓会の招待状。
昔の仲間に会えることに心躍りますが、残念ながらその日は仕事や予定があって参加できないこともあるでしょう。また、今更同級生に会いたくないって人もいるでしょう。
「出席します」や「不参加でお願いします」だけでは、何となく味気ない感じがしますよね。
今回は、具体的な例文を交えながら、適切な返事の書き方についてまとめました。
同窓会の誘いの返信ハガキの書き方注意点
卒業後、引っ越しや就職、結婚などで環境が変わることがあります。
同窓会の参加者を確認し、とりまとめるのは非常に手間がかかるものです。参加の可否にかかわらず、主催者の手間を考慮し、早めに返事をするように心がけましょう。
幹事が旧友でも文面は礼儀正しく書く
主催者や幹事が親しい友人である場合も、ほとんど接点のない人である場合も考慮して、内容は異なるでしょう。
しかし、基本的にはビジネスメールと同じく、礼儀正しくかつ形式に従った表現で明確に伝えることが大切です。
簡単なお礼と近況報告は書いたほうがいい
主催者・幹事は仕事をしながらも同窓会の準備を進めてくれていますので、その大変さと開催への感謝の気持ちを表明しましょう。
もし出席予定なら、「みんなに会えるのを楽しみにしています」といった待ち遠しい気持ちを伝えることができます。
一方で、都合がつかない場合は、不参加の理由を簡潔に述べつつ、自身の近況についても簡単に一文添えると、当日に幹事が対応できるでしょう。
ただし、これは出席の確認のためのものであり、余計な詳細や自慢話、ネガティブな内容は絶対に避けるよう心がけましょう。
同窓会に出席するのか欠席するのかはっきり伝えましょう
予定の調整や他の用事があるため、即答が難しい場合は、いつまでに出欠の回答ができるかを最初に伝えましょう。また、欠席する場合も、曖昧な表現にならないように気を付けましょう。
返事がない状態や、出欠が不透明な状況は主催者にとって最も難しい状態ですので、どんなに伝えにくい理由でも、きちんと回答することが求められます。
同窓会に出席する場合の返信ハガキの書き方例文
同窓会を欠席する場合の返信ハガキの書き方注意点
久しぶりの同窓会の招待状が届きましたが、地元が遠く、仕事や都合が合わない、参加したくないなどの理由があります。
ただ単に欠席の返事をするだけでは、気持ちがうまく表現されません。
同窓会を欠席する際の感じの良い返信の書き方についてご紹介します。
返信ハガキの書き方マナー
返信ハガキでは、「ご」、「御」、「御芳」を斜め二重線で消します。
また、「行」は「様」に変更します。
出席を辞退する際には、〇印を付けますが、その下に「致します」と書くと好印象を与えます。
最初の文面は幹事への感謝を伝えます。
幹事の役割は非常に大変です。
なので、同窓会の開催に向けて頑張っている主催者へ感謝の意を述べる際には、「お忙しいところ、同窓会のご案内をいただき、ありがとうございます」と一言加えるだけで十分な感謝が表現されます。
欠席理由は具体的な方が良い
欠席に〇印を付けるだけでなく、仕事の都合や子供の行事のために欠席する旨を具体的に記述する方が好ましいです。
「残念ながら、皆さんとの再会を楽しみにしていましたが、今回は仕事の都合がつかず、やむを得ず欠席させていただきます」といった内容で詳細を伝えましょう。
自分の近況報告は大事
「ご無沙汰しております。〇歳と〇歳の子供に恵まれ、忙しい毎日を送っています」と、子育てに追われている様子を簡単に述べることで、自身の最近の状況を報告できます。
卒業後の変化が分からない人もいるため、家族構成や勤務先、趣味などを記入することで、最近の生活を垣間見ることができます。
往復ハガキの別の利用目的は、現在の住所を確認することでもあります。卒業してから十数年が経つと住所も変わることがあります。
そして、「今回はお会いできませんが、またの機会にお出会いできるのを楽しみにしています」というメッセージを添えることで、次回の同窓会に向けたつながりを築くことができます。
今回は気分が乗らずに欠席しても、次の機会には懐かしい仲間に会いに行くことができます。
返信ハガキは早めに届くように送る
同窓会への参加可否に関わらず、返信が要求されている場合は、締切日よりも前に返信するよう努めましょう。
締切日を過ぎてしまうと、計画を進めている主催者に不都合を生じさせる可能性があります。
同窓会への欠席に対する返信では、
- 幹事への感謝の表現
- 欠席理由と謝罪の言葉
- 次回同窓会へのつながりを期待する言葉
これらの要素に焦点を当てて、返信文を書きましょう。
感謝の気持ちと共に、欠席理由と謝罪を丁寧に述べ、次回の機会に期待を示すことで、返信先に良い印象を与えることができます。
同窓会欠席する場合の返信ハガキの書き方例文
まとめ
同窓会が実現するのは、熱心に準備してくださる方々がいるからです。
参加するかしないかにかかわらず、主催者に対して配慮し、労いの言葉を伝えることが重要です。
楽しい同窓会になるよう、わずかながらも心のこもったメッセージを添えましょう。
